Evidence obyvatel

Soubor přihlášek k pobytu doplňuje evidenci domovské příslušnosti obyvatel.
Jsou zde evidovány všechny osoby, tedy i ty, které v Plzni neměly domovské právo a pobývaly zde i jen krátkodobě, v podnájmu (např. v souvislosti se svým zaměstnáním či studiem).

I. Starší řada obsahuje přihlášky z let 1870–1898 Městského policejního úřadu. Jedná se o volné listy s údaji o přihlašovaných osobách, obvykle celých rodinách. Vedle těchto „rodinných“ přihlášek jsou vedeny konskripce jednotlivých zletilých osob, které žily samostatně (svobodní, neprovdané, bezdětné vdovy či vdovci) nebo nepatřily do rodiny (služebnictvo).
Vedle data přihlášení k pobytu a čísla domu včetně příp. zkratky předměstí je u příslušné osoby uveden rok a místo narození, zaměstnání, náboženská a domovská příslušnost, u provdaných žen jejich dívčí příjmení. Pokud se dotyčný stěhoval mimo Plzeň, bývá poznamenáno do jaké obce. Přihlášky jsou řazeny abecedně podle fonetické podoby příjmení.

II. Mladší řada přihlášek obsahuje tři skupiny z let 1898–1920, které vedl Popisný úřad města Plzně. Později vedlo evidenci osob Policejní ředitelství Plzeň.

a) Rejstříkové listy jsou řazeny foneticky dle příjmení v 608 archivních kartonech (inventární číslo 1–608). Jedno příjmení lze obvykle hledat až ve čtyřech kartonech. Abecední rozsah příjmení příslušného kartonu je uveden v popisu inventárního čísla. Na ně plynule navazují:

b) Osobní listy, tj. číselná řada, uložená v 66 archivních kartonech. (Inventární číslo 1–66 za rejstříkovými listy.) Číselné rozsahy archivních kartonů korespondují s čísly v záhlaví rejstříkových listů. Osobní listy doplňují informace o přihlašovaných. Na tyto listy plynule navazují:

c) Listy pro stranu, tj. abecední řada názvů ulic uložená ve 139 archivních kartonech. (Inventární číslo 1–139 za osobními listy.) Tato řada dále rozšiřuje informace o rodinných příslušnících přihlašovaného.

Návod k použití
Pokud je badateli známo (fonetické) příjmení přihlašovaného, výzkum začíná v rejstříkových listech. Pokud je na rejstříkovém listu uvedeno číslo v záhlaví, lze zadat do vyhledávacího pole v záhlaví či zápatí Evidence obyvatel číslo 609, čímž se otevře první strana seznamu s osobními listy a jejich číselnými rozsahy. Badatel pak dohledá inventární číslo s příslušným číselným rozsahem a v něm konkrétní osobní list.
V případě, že badatel zná pouze název ulice pobytu dohledávané osoby, zadá do vyhledávacího pole v záhlaví či zápatí Evidence obyvatel číslo 674, čímž se otevře první strana seznamu s listy pro stranu. Badatel dohledá inventární číslo s příslušnou ulicí a v ní konkrétní list pro stranu. Případně může název ulice zadat přímo do hlavního vyhledávacího pole v horní části Archivního Vademeca. Názvy ulic jsou dobové.

Dobový zápis jmen a příjmení
Úředníci zapisovali jména a příjmení jednotlivých osob různým způsobem. Zápis jména nebyl v té době ustálený, ale šlo o přepis fonetické podoby. Na výslednou psanou podobu jména tak měl hlavní vliv úředník, který zápis prováděl. Z tohoto důvodu se jedna a táž osoba psala jako Carl, Karel, Karl, resp. Schuss, Šůs, Šuss apod. Následně se jednotlivé přihlášky seřadily dle abecedy. Třídilo se „abecedně“ dle příjmení, nicméně dle komplikovaného fonetického systému. Výhodou tohoto systému bylo, že nebylo podstatné, jakým způsobem se příjmení zrovna psalo, poněvadž to se mohlo velmi rychle měnit, zároveň mohla být jména chybně zapsána, resp. zkomolena. Bylo tedy jedno, jestli se někdo psal Mayer/Meyer/Meier/Maier/Majer nebo Kohn/Kohen/Cohen/Cohn, ale důležité bylo, že jméno znělo stejně.
To se týká kupř. psaní písmen č, š, ž nebo ě, jež byla mnohdy přepsána jako cz, sch, tz nebo ie, q jako kv, x jako iks apod. Častá je záměna i a y nebo v a w. Docházelo také ke zdvojení písmen (kupř. l se vyskytuje jako ll). Např. následující jména se vyskytují i v těchto variantách: Čapek (Czapek, Tschapek), Frič (Fryč, Fricz, Fritz, Fritsch), Němec (Niemetz, Němejc), Poláček (Polaczek, Polláczek, Pollatschek).